目錄

• 你買的到底是什麼
• 三個工具，不加宣傳冊

  • Zapier：最簡單，長大後最貴
  • Make：中間派，長得像地圖
  • n8n：控制力更強，曲線更陡
  • 五分鐘決策法
• 真正該有的三個流程

  • 1. Instagram或WhatsApp線索 → 表格或CRM → AI草稿 → 通知一個人
  • 2. 不依賴記憶的請款與提醒
  • 3. 內容：草稿 → 人工審校 → 發布
• 什麼時候不該自動化
• 成本：月100任務 vs 月5000
• 這週怎麼開始
• 常見問題

  • 需要會寫程式嗎？
  • 我能自己接「官方」WhatsApp嗎？
  • AI能24小時獨自接待嗎？
  • n8n自架真免費嗎？

你買的到底是什麼

你買的不是「AI」。你買的是一個觸發器、一串步驟、和一個結果落地的地方。

有人填了表單、傳了WhatsApp、付了款、或者來了一封email。工具去搬運這筆資料：清洗、保存、通知、讓模型生成一段文字。你（或你的人）盯著那些不能放任不管的部分。

如果最後這一步不存在，你擁有的不是系統，而是一個往客戶那兒亂發東西的機器人。

AI在中間環節有用：「這則訊息是詢價還是客訴」「用我們的語氣寫個草稿」「把通話摘成五行」。它在末端沒用——自己簽名、自己發布、自己免掉一張發票，都不行。

三個工具，不加宣傳冊

三家都做應用串接。差別在於誰來託管、怎麼收費、以及要求你懂多少。

Zapier：最簡單，長大後最貴

開個帳號，選「當X發生時，做Y」，拉美小企業常用的東西幾乎都有連接器：Instagram、WhatsApp（透過供應商）、Google Sheets、Mailchimp、Calendly、當月流行的CRM。不懂技術的合夥人當天就能讓一個流程跑起來。

價格起初感覺很小，之後開始磨人，因為每一步都計數。一個6步流程跑1000次不是「1000個任務」：是幾千個。免費方案夠試水——每月約100任務。入門方案一般落在20–30美元給幾百個任務。上規模後漲得很兇。打開官方計算機，按步驟數 × 每月次數算。

如果你的優先順序是這週就能用、量不大不小，選Zapier。如果你明確知道要跑成千上萬個多步驟事件，就別選它。

Make：中間派，長得像地圖

Make把模組擺在畫布上。流程看得見。有路由、過濾器、聚合器。比Zapier費點腦筋，比n8n省心——如果你怕伺服器的話。

它按操作數計費：每個跑過的模組都算。免費方案一般給每月1000次操作，比Zapier寬裕。付費方案在不少級距起步更低——有時10美元上下——等場景變成一棵樹就開始認真收錢。官方計算機。

如果你喜歡看圖、會有分支（廣告來的線索走這邊、WhatsApp走那邊）、想在上伺服器的前提下換到比Zapier更高的性價比，選Make。

n8n：控制力更強，曲線更陡

n8n可以跑在它的雲上，也可以跑在你自己的伺服器上。自架：機器、更新、備份都歸你。社群版不按任務收你錢。收你錢的是VPS、你的時間、還有留了個開放埠的風險。

n8n雲按執行次數計費（整個流程通常算一次，不是每個小方塊算一次）。2026年的入門級大致在每月20–30美元給幾千次執行。去官網確認：他們的包裝方式變過。

學習曲線最陡。不算寫程式，但要讀文件，還要在節點報錯時不慌。別指望Zapier那種超市貨架。

如果你不想讓資料停在別人的佇列裡、量會漲、或者已經有能照看伺服器的人，選n8n。別在星期六、獨自一人、想把表單接上表格的時候選它。

五分鐘決策法

• 需要合夥人週一就能看懂？Zapier。
• 流程分支多、想看得清清楚楚？Make。
• 在意資料放在哪、或者帳單已經開始痛了？n8n。

可以從Zapier或Make起步再遷移。如果流程少且寫了幾筆文件，遷移痛一個週末，不痛一年。遷不動的是「從不記錄每個自動化在幹嘛」的習慣。

真正該有的三個流程

別做十二個。做一個，看一週，然後再做第二個。

1. Instagram或WhatsApp線索 → 表格或CRM → AI草稿 → 通知一個人

服務業小公司最貴的破洞不是廣告。是週五晚上來的訊息、週二才被回覆。

1. 進來一則訊息或一張表單。
2. 建立或更新一列：姓名、渠道、內容、日期。起初Google Sheets就夠。等表格變垃圾場再上CRM。
3. 一步AI分類：詢價、售後、垃圾、供應商。
4. 另一步用你的語氣生成草稿。不寄出。
5. 你收到一則WhatsApp、Slack或email：「新線索，X類型，合適就用這個回」。
6. 你寄，或客服的人寄。機器人不敲奇怪的成交價。

AI省掉的是「開頭怎麼寫」。省不掉的是判斷這個客戶值不值得接。

WhatsApp和Instagram幾乎從來不是「官方、無限、便宜」的。要過Meta、過API供應商、或過中間工具。單獨列預算。經典錯誤是流程做得很漂亮，最後發現渠道按對話收費。

2. 不依賴記憶的請款與提醒

如果你按15天或30天收款，逾期應收裡有一部分是疏忽，不是惡意拖欠。

1. 觸發：開出發票，或一列帶到期日的紀錄。
2. 第−3天，客氣的email或WhatsApp。
3. 第+1天，再來一則，更乾脆，附PDF或付款連結。
4. 付了款，序列終止。
5. 10天沒付，給你自己發內部提醒。不是一個去威脅人的機器人。

AI可以變換措辭，讓內容不像2014年的範本。但不准編造餘額。數字來自表格或開票系統，不來自模型。

如果你的國家有收款或消費者保護規則，跟會計師或律師確認什麼能寄、走哪個渠道。這個流程不能替你免責。

3. 內容：草稿 → 人工審校 → 發布

每週發三次的人不需要「品牌智能體」。需要的是週四晚上十點不用對著白紙開始。

1. 每週一，觸發器從表格裡取本週選題。
2. AI按你在固定文件裡給的風格交草稿（不是「像個專家一樣寫」）。
3. 草稿落到Notion、Docs或email。狀態：「待審」。
4. 你來改。只有你標了「ok」，下一步才發布或排程。
5. 沒標ok，就不發布。句號。

跳過第4步，就會把過期的價格或模型編造的日期發上線。沒有人類編輯的內容不是生產力。是個大聲公。

什麼時候不該自動化

把你不懂的流程自動化，等於把混亂刻進石頭。

如果你每次做這件事的方法都不一樣、也寫不出八行說明，先別自動化。先做檢查清單，再談流程。

一個月只發生兩次的事別自動化。搭流程、連接器掛掉、還得記得它的存在，比手動做更貴。

對憤怒客戶的第一時間回覆、勞資問題、任何帶法律分量的東西，別自動化。內部草稿可以。直接寄出不行。

例外別自動化。如果你的訂單一半都是「特殊情況」，流程會全是補丁。

錢、合約、他人資料、發布，別讓AI說了算。機器準備，人來放行。

也別為了「用上AI」而自動化。如果省下的只是把一列資料抄進表格，一個Gmail篩選器就夠了。

成本：月100任務 vs 月5000

人在這一步自欺。數的是「線索」，不是步驟。

每月100任務/操作/執行。 每天幾張表單。Zapier上你處在免費邊緣或首個付費級。Make上免費方案有時就夠。n8n雲上無感；自架n8n上你付的是VPS和自己的時間。這裡按省心選，別為省12美元糾結。

每月5000。 這已經是一個頻繁跑線索、收款或內容的業務了。這裡計費單位很重要：

• Zapier上，如果每個線索觸發5–8步，5000任務很快就到。方案不同，帳單會到幾十甚至一百多美元。查計算機：標價經常重排。
• Make上，5000操作可能是中階、也可能是已經吃緊的級，取決於每個場景有多少模組。一個「漂亮」的15模組場景是個無聲的乘數。
• n8n上，雲端的5000執行通常是合理級距；自架下，在機器撐爆之前，多跑一個任務的邊際成本幾乎為零。

把AI模型算進去。每次分類或草稿都是對ChatGPT、Claude、Gemini或某個便宜模型的一次呼叫。量小時20美元方案或幾美分API就夠。5000份草稿就不行了：分類用便宜模型，客戶要看的用貴模型。

把渠道算進去。WhatsApp Business API、簡訊、某些高階連接器：有時比Zapier還貴。如果Meta按對話收你的錢，0美元的流程就不存在。

實用規則：花一週記錄這件事發生幾次、有幾個步驟。相乘。這個數字才是你貼進官方計算機的數字。行銷頁那個「X美元起」不是。

這週怎麼開始

第1天。挑一件你每次都同樣在做、又讓你煩的事。沒被記錄的線索那件最划算。

第2天。手動做一遍，但寫成編號步驟。寫不出來，就表示還沒準備好。

第3天。在Zapier或Make裡搭——如果已有人幫你裝n8n就用n8n——只搭到表格和通知為止。不加AI。

第4天。看它跑沒跑、資料進得對不對。欄名現在就改，別拖到第三個月。

第5天。加AI那一步：分類或草稿。信任它之前先審十個輸出。

第6、7天。別做第二個流程。用第一個。到第二週，如果它省下的時間少於它佔用的時間，就關掉。沒人盯著的自動化會安靜地壞掉。

常見問題

需要會寫程式嗎？

Zapier不需要。Make幾乎不需要。n8n需要一點技術耐心，尤其是自架。「無程式碼」不等於「不用動腦」。

我能自己接「官方」WhatsApp嗎？

有時可以，用WhatsApp Business API加一個供應商。它不是手機上那個綠色按鈕：有驗證、範本和按對話計費。「兩美元無限WhatsApp」幾乎總是一個遲早掛掉的帳號。

AI能24小時獨自接待嗎？

它可以獨自回覆。不該獨自拍板。非營業時間一句「我們明早聯絡你」加一張工單就夠。凌晨3點編造交期的模型，比一則沒回的線索貴得多。

n8n自架真免費嗎？

軟體免費。機器、備份、更新和維護它的人的小時不免費。只有在本來就有這些能力時才叫免費。否則，你只是把Zapier的帳單換成了時間債。

---

用AI自動化一家小公司，不是安裝一個數位員工。而是把抄寫、遺忘和第一段開頭從你身上拿掉，把判斷留在你手裡。從一個你已經在反覆做的流程開始。真實地統計任務量。要速度選Zapier，要看地圖選Make，要控制和量選n8n。還有：別把發布、收款、承諾的鑰匙交給模型。