Cuenta de cobro: qué es, cómo hacerla y 3 ejemplos (2026)

Cómo hacer una cuenta de cobro en Colombia paso a paso, quién puede usarla en 2026 según la DIAN y 3 ejemplos completos: honorarios, servicios y arriendo.

Tabla de Contenidos

Qué es una cuenta de cobro
Quién puede usarla en 2026
Cómo hacer una cuenta de cobro paso a paso
3 ejemplos completos de cuenta de cobro
Cuenta de cobro vs factura electrónica
Casos avanzados
Antes de enviarla
Fuentes

Si trabajas como independiente en Colombia y no estás obligado a facturar, la forma de pedirle el pago a tu cliente es una cuenta de cobro. En esta guía ves quién puede usarla en 2026, cómo se hace paso a paso y tres ejemplos completos que puedes copiar. Si prefieres no armarla a mano, llena tu cuenta de cobro gratis y descárgala en PDF o Word.

Qué es una cuenta de cobro

La cuenta de cobro es un documento privado con el que una persona natural le pide a su cliente que le pague por un servicio, unos honorarios o un arriendo. No pasa por la DIAN ni tiene validación electrónica: es el soporte que el cliente guarda para justificar el pago en su contabilidad.

Tiene sentido solo para quien no está obligado a expedir factura. Si ya te toca facturar, la cuenta de cobro no reemplaza a la factura electrónica.

Quién puede usarla en 2026

Según el artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016 (numerales 3 y 7), no están obligadas a facturar:

Las personas naturales no responsables de IVA que cumplen todas las condiciones del parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario.
Las personas naturales que solo venden bienes excluidos o prestan servicios no gravados con IVA.

En los dos casos, los ingresos brutos de esa actividad del año anterior o del año en curso deben ser menores a 3.500 UVT. Con la UVT de 2026 en $52.374 (Resolución DIAN 000238 de 2025), el tope es de $183.309.000. Si tienes contratos con el Estado, el tope sube a 4.000 UVT: $209.496.000.

Dentro de esos ingresos no cuentan los de un empleo, las pensiones ni las ganancias ocasionales.

Una aclaración que la DIAN hace en el Oficio 907979 de 2020: no ser responsable de IVA no significa, por sí solo, que no tengas que facturar. Tienes que cumplir las condiciones completas.

Cómo hacer una cuenta de cobro paso a paso

No existe un formato oficial, pero todas las cuentas de cobro que aceptan las empresas colombianas llevan lo mismo:

Número consecutivo. CC-0001, CC-0002… Te ayuda a llevar control y es lo primero que te pide el área de pagos.
Ciudad y fecha de emisión.
Datos del cliente: nombre o razón social y NIT o cédula.
«DEBE A» seguido de tu nombre completo y tu número de cédula.
«LA SUMA DE» con el valor en letras y en números, por ejemplo: UN MILLÓN OCHOCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($1.800.000).
Concepto: qué cobras y de qué período. Si hay contrato, cita su número.
Retención en la fuente, si tu cliente te la descuenta: subtotal, retención y total a pagar.
Cláusulas: la declaración de que no eres responsable de IVA y, si eres contratista, el número de la planilla de seguridad social del período.
Datos bancarios para que te consignen.
Firma, nombre y cédula.

El valor en letras es donde más errores hay. La herramienta de cuenta de cobro lo escribe sola y lleva el consecutivo por ti.

3 ejemplos completos de cuenta de cobro

Los tres ejemplos usan datos ficticios. Puedes cargar cualquiera de ellos en la herramienta y cambiar solo lo tuyo.

Ejemplo 1: honorarios de persona natural

Laura, diseñadora en Bogotá, cobra un proyecto de identidad visual a una agencia.

Campo	Contenido
Número	CC-0001
Cliente	Estudio Norte S.A.S. · NIT 900123456-7
Debe a	Laura Gómez Rincón · CC 1020304050
La suma de	UN MILLÓN OCHOCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($1.800.000)
Concepto	Honorarios por diseño de identidad visual: logo y manual de marca
Cláusula	Declaro que no soy responsable del IVA (art. 437 E.T.)

Andrés, desarrollador en Medellín, tiene un contrato de prestación de servicios y su cliente le descuenta retención.

Campo	Contenido
Número	CC-0001
Cliente	Comercializadora Andina S.A.S. · NIT 901234567-8
Debe a	Andrés Felipe Ruiz · CC 1098765432
Concepto	Prestación de servicios de desarrollo web según contrato 045 de 2026, octubre de 2026
Subtotal	$3.500.000
Retención en la fuente	−$350.000
Total a pagar	$3.150.000 (TRES MILLONES CIENTO CINCUENTA MIL PESOS M/CTE)
Seguridad social	Planilla No. 9876543210, período octubre 2026, $406.400

Ejemplo 3: arriendo

María Elena arrienda un apartamento en Cali a una persona natural.

Campo	Contenido
Número	CC-0001
Cliente	Carlos Mejía · CC 16789012
Debe a	María Elena Torres · CC 52345678
La suma de	UN MILLÓN CUATROCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($1.400.000)
Concepto	Canon de arrendamiento del apartamento 302, noviembre de 2026

Cuenta de cobro vs factura electrónica

	Cuenta de cobro	Factura electrónica
Quién la expide	Personas naturales no obligadas a facturar	Quienes están obligados a facturar
Validación de la DIAN	No	Sí, antes de entregarla
Formato	Libre	Estándar técnico de la DIAN
Tope de ingresos	Menos de 3.500 UVT al año	Sin tope

Si en el año llegas a 3.500 UVT, la cuenta de cobro deja de servirte: tienes que empezar a expedir factura electrónica y, si tu actividad está gravada con IVA, inscribirte como responsable de IVA. Quien solo presta servicios excluidos, como el arriendo de vivienda, factura pero no pasa a ser responsable de IVA.

Casos avanzados

Régimen Simple de Tributación

Si te inscribiste en el Régimen Simple de Tributación (RST), por regla general debes expedir factura electrónica, aunque tus ingresos sean bajos. En ese caso la cuenta de cobro no es el documento correcto.

Declarante o no declarante de renta

Ser declarante de renta no cambia que puedas usar cuenta de cobro, pero sí puede cambiar la retención que te aplican: para algunos conceptos, como honorarios, la tarifa depende de si eres declarante. Por eso muchas empresas te piden que lo indiques.

Retención en la fuente: quién la calcula

La calcula y la descuenta quien te paga, según el concepto, tu situación y si el pago supera la base mínima. Tú solo la reflejas en la cuenta de cobro si el cliente ya te dijo cuánto te va a descontar. Al final del año, el cliente te expide un certificado con lo retenido, que te sirve para tu declaración.

La franja de 3.300 a 3.500 UVT

El artículo 177-2 del Estatuto Tributario habla de un umbral de 3.300 UVT para aceptar como costo los pagos a no responsables de IVA. En el Concepto 013562 de 2026, la DIAN aclaró que ese umbral está desactualizado y se lee junto con el artículo 437: el costo solo se rechaza cuando el proveedor estaba obligado a inscribirse como responsable de IVA y no lo hizo.

Contratos de más de 3.500 UVT

Si vas a firmar un contrato gravado con IVA por más de 3.500 UVT, la ley te pide inscribirte antes como responsable de IVA, y tu cliente debe exigírtelo. Aunque tus ingresos del año sean bajos, ese contrato ya no se cobra con cuenta de cobro.

Antes de enviarla

Revisa que el valor en letras coincida con el número, que el consecutivo sea el siguiente y que la planilla de seguridad social corresponda al período que cobras. Si cobras en dólares a clientes de afuera, lee también cómo cobrar en dólares siendo freelancer en LATAM. Si todavía no tienes contrato, empieza por los contratos esenciales para freelancers. Y si aún no sabes cuánto cobrar, la guía para calcular el precio de venta te ayuda a poner la tarifa.

Cuando tengas los datos listos, haz tu cuenta de cobro en la herramienta gratis: sale en PDF y en Word, y la siguiente ya va con el número correcto.

Fuentes

Revisado el 14 de octubre de 2026.

Este artículo es orientativo y no reemplaza la asesoría de un contador.

Guía paso a paso

Numera y fecha la cuenta
Usa un consecutivo propio (CC-0001, CC-0002…) y escribe la ciudad y la fecha de emisión.
Pon los datos del cliente
Nombre o razón social y NIT o cédula de quien te va a pagar.
Escribe «DEBE A» y tus datos
Tu nombre completo y tu cédula, igual que en tu RUT.
Indica la suma y el concepto
El valor en letras y en números, y qué servicio cobras y de qué período.
Agrega cláusulas, cuenta y firma
La declaración de IVA, la planilla de seguridad social si aplica, dónde consignarte y tu firma.

Preguntas frecuentes

¿La cuenta de cobro necesita firma?

Ninguna norma exige un formato de firma, pero conviene firmarla: muestra que tú la emites y la mayoría de los clientes la pide para tramitar el pago. Puedes imprimirla y firmarla, o insertar tu firma escaneada en el Word.

¿Puedo hacer la cuenta de cobro en Word?

Sí. No hay un formato oficial: sirve cualquier documento que tenga los datos de las dos partes, la suma, el concepto y la fecha. La herramienta gratuita de Crea Cosas la genera en Word y en PDF con el valor en letras y la numeración automática.

¿Qué hago si me equivoco en el número o en un dato?

No edites una cuenta de cobro que ya entregaste. Emite una nueva con el número siguiente, avisa al cliente que reemplaza a la anterior y guarda las dos. Lo importante es que tu numeración no tenga saltos sin explicación.

¿Sirve la cuenta de cobro para cobrarle a un cliente del exterior?

Si no estás obligado a facturar, sí puedes usarla como documento de cobro también con clientes de otros países. Lo que cambia es cómo recibes el dinero y cómo declaras ese ingreso en dólares, que son temas aparte.

¿Cuánto me pueden descontar de retención en la fuente?

Depende del concepto (honorarios, servicios, arriendo), de si eres declarante de renta y de que el pago supere la base mínima. Lo calcula y lo descuenta quien te paga, y luego te debe expedir un certificado de retención.